← Budynek pod kontrolą — Wiedza, terminy i wskazówki dla właścicieli i zarządców
Po kontroli — protokół, zalecenia i zawiadomienie do nadzoru
Zakończenie wizyty nie zamyka wszystkich czynności. Warto wcześniej ustalić, kto przekazuje dokumenty, kto realizuje zalecenia i kto wykonuje wymagane zawiadomienie o kontroli obiektu wielkopowierzchniowego.
1. Odbierz protokół odpowiadający zakresowi
Przy odbiorze sprawdź oznaczenie obiektu, datę, zakres czynności, dane i kwalifikacje osób wykonujących kontrolę, ustalenia oraz zalecenia. Zwróć uwagę na miejsca niedostępne lub wyłączone ze sprawdzenia. Wątpliwości wyjaśnij z autorem dokumentu, zamiast samodzielnie zmieniać jego treść.
Protokół przechowuj w dokumentacji obiektu. Oznacz jego wersję i zapewnij dostęp osobom, które mają organizować dalsze działania. Nie publikuj dokumentów z informacjami o instalacjach, zabezpieczeniach czy danych osobowych w otwartych komentarzach i postach.
2. Oddziel termin kontroli od terminu zawiadomienia
Osoba wykonująca kontrolę obiektu wielkopowierzchniowego zawiadamia właściwy organ nadzoru budowlanego w terminie 7 dni od jej zakończenia. Zawiadomienie następuje przez c-KOB, a jeżeli książka nie jest prowadzona elektronicznie — w formie pisemnej. Obowiązek dotyczy także kontroli, podczas której nie stwierdzono nieprawidłowości.
Termin do 30 listopada dotyczy wykonania kontroli. Termin zawiadomienia jest liczony od zakończenia konkretnej kontroli. W organizacji obsługi zapisz te daty osobno i poproś wykonawcę o potwierdzenie wykonania właściwej czynności. Pozostałe wpisy do książki prowadź według zasad właściwych dla danego obiektu.
3. Zamień zalecenia na działania
Dla każdej pozycji zapisz treść zalecenia, jego autora, lokalizację, osobę odpowiedzialną po stronie zarządcy, termin oraz wymagany dowód wykonania. Jeżeli konieczna jest naprawa, uzgodnij jej zakres i odbiór. Sam zakup materiałów albo zlecenie prac nie jest potwierdzeniem usunięcia usterki.
Ustalenia wskazujące zagrożenie wymagają postępowania stosownie do ich charakteru i przepisów. Nie odkładaj reakcji do końca kampanii ani kolejnej planowej wizyty. Koordynator pomaga pilnować obiegu informacji, lecz nie zastępuje specjalisty podpisującego protokół ani obowiązków właściciela lub zarządcy.
